Những sai lầm khiến hồ sơ xin hộ chiếu bị chậm
Chỉ một vài sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ xin hộ chiếu bị cộng thêm vài ngày hoặc vài tuần, nhưng đa số trường hợp chậm đều có thể tránh được nếu bạn dùng đúng mẫu đơn, tuân thủ quy tắc về ảnh và chữ ký, và chọn đúng tuyến xử lý chính thức theo ngày bay/đi lại của bạn.
Vì sao hồ sơ xin hộ chiếu bị trễ
Một hồ sơ xin hộ chiếu thường bị chậm vì một lý do đơn giản: thiếu thông tin, thông tin không rõ ràng, hoặc hồ sơ bị gửi qua quy trình không đúng. Các vấn đề phổ biến nhất gồm: dùng sai mẫu đơn, ảnh không đạt, thiếu giấy tờ, lỗi thanh toán và sai sót khi gửi thư. Chỉ cần một lỗi nhỏ cũng có thể dẫn tới việc bị từ chối, yêu cầu bổ sung thêm thông tin, hoặc cần thêm thời gian để xem xét.
Với nhiều người, phần khó nhất là biết “tuyến đường chính thức” nào phù hợp với tình huống của mình. Hồ sơ gia hạn hộ chiếu cho người trưởng thành thường có thể nộp qua đường bưu điện với Mẫu DS-82 nếu bạn đủ điều kiện. Hồ sơ hộ chiếu lần đầu cho người trưởng thành, hộ chiếu cho trẻ em và một số trường hợp cấp lại thường yêu cầu Mẫu DS-11 nộp trực tiếp tại cơ sở tiếp nhận hồ sơ hộ chiếu. Nếu chuyến đi của bạn diễn ra rất sớm, các lựa chọn hợp lệ nhanh nhất sẽ khác so với xử lý gửi thư thông thường. Bạn có thể so sánh các mốc thời gian phổ biến và nhóm lệ phí chính thức tại timelines and fees.
Passlane là một công ty tư nhân độc lập. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối miễn phí giúp giải thích quy trình bằng ngôn ngữ đơn giản và có thể kết nối bạn với một bên trung gian chuyên xin hộ chiếu hoặc thị thực tư nhân độc lập. Chúng tôi không phải Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, không phải Trung tâm Thông tin Hộ chiếu Quốc gia, không phải USCIS, và không phải đại sứ quán hoặc lãnh sự quán. Chúng tôi không cấp hộ chiếu hoặc thị thực, không xử lý hồ sơ nộp cho chính phủ, và không đưa ra tư vấn pháp lý hoặc tư vấn về nhập cư.
Bạn nên làm gì trước khi nộp hồ sơ
Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra ngày đi lại của bạn và tình trạng hộ chiếu chính xác của bạn. Tự hỏi: Bạn đang gia hạn hộ chiếu người trưởng thành, xin hộ chiếu lần đầu, xin cấp lại hộ chiếu bị mất hay nộp hồ sơ cho trẻ em dưới 16 tuổi? Câu trả lời sẽ quyết định mẫu đơn, bộ giấy tờ và việc bạn có cần phải xuất hiện trực tiếp hay không.
Trước khi gửi bất cứ thứ gì, hãy lập một danh sách kiểm tra ngắn:
- Dùng đúng mẫu đơn cho trường hợp của bạn
- Đọc kỹ các quy tắc ảnh chính thức
- Đảm bảo tên, ngày sinh và nơi sinh khớp với giấy tờ của bạn
- Ký đúng nơi khi được yêu cầu
- Đính kèm các giấy tờ hỗ trợ đúng
- Dùng đúng quy trình gửi thư hoặc hẹn lịch theo mốc thời gian của bạn
Nếu bạn không gấp, bạn luôn có thể tự nộp trực tiếp với chính phủ mà không mất phí dịch vụ. Bạn chỉ cần thanh toán lệ phí chính thức của chính phủ và bất kỳ khoản phí xử lý nhanh tùy chọn của chính phủ nào (nếu có). Nếu bạn cần hỗ trợ để hiểu các lựa chọn tư nhân nhanh hơn, Passlane có thể kết nối bạn hoàn toàn miễn phí thông qua get matched. Phí dịch vụ của bất kỳ bên trung gian tư nhân nào cũng tách riêng và không bao gồm trong lệ phí chính thức của chính phủ. Luôn kiểm tra chính xác các mức lệ phí chính thức hiện hành trên trang web chính thức của chính phủ.
Nếu nhu cầu của bạn là khẩn cấp, hãy đọc how to expedite a passport để hiểu thông thường dịch vụ nhanh sẽ diễn ra ra sao, các lịch hẹn đi lại gấp, và các yêu cầu khẩn cấp dạng sống còn/“cận kề tử vong”. Không công ty tư nhân nào có thể đảm bảo việc được chấp thuận hoặc một mốc thời gian cụ thể. Chỉ có chính phủ mới quyết định kết quả.
Các sai lầm thường gặp gây chậm trễ
Nguyên nhân gây trễ lớn nhất thường là sử dụng phương thức nộp hồ sơ sai. Nhiều người cố gắng gia hạn qua đường bưu điện trong khi không đủ điều kiện, hoặc gửi hồ sơ xin hộ chiếu lần đầu mà lẽ ra phải được nộp trực tiếp. Một vấn đề phổ biến khác là quên rằng thẻ hộ chiếu (passport card) không hợp lệ cho việc bay quốc tế bằng đường hàng không. Thẻ này nhìn chung chỉ hợp lệ cho việc di chuyển bằng đường bộ và đường biển đến một số điểm đến nhất định.
Vấn đề về ảnh cũng rất thường gặp. Ảnh hộ chiếu có thể bị từ chối nếu kích thước không đúng, phông nền không đúng, ảnh quá tối, khuôn mặt bị che, hoặc ảnh bị chỉnh sửa quá nhiều. Chữ ký cũng quan trọng. Một số hồ sơ bị chậm vì người nộp quên ký, ký sai vị trí, hoặc hồ sơ của trẻ em thiếu chữ ký của cha/mẹ.
Giấy tờ cũng là nguyên nhân gây chậm trễ. Ví dụ:
- Gửi bản photocopy khi cần giấy tờ gốc hoặc bản đã được chứng thực
- Gửi bằng chứng về quốc tịch hoặc danh tính không đầy đủ
- Dùng tên không khớp với giấy tờ hỗ trợ của bạn
- Để trống ô hoặc trả lời không nhất quán trên mẫu đơn
- Thiếu các bước đồng ý của cha/mẹ đối với trẻ em dưới 16 tuổi, vì nhìn chung cần có cả hai phụ huynh tham gia
Lỗi về thanh toán và gửi thư cũng quan trọng. Nếu thanh toán không đúng hoặc được chuẩn bị sai cách, chính phủ có thể không xử lý hồ sơ ngay. Nếu bạn gửi gói hồ sơ đến nhầm địa chỉ hoặc dùng bao bì/bọc gói kém chắc chắn, cũng có thể gây ra vấn đề. Với các vấn đề về thị thực, thời gian chờ trễ cũng có thể phụ thuộc vào tình trạng sẵn có của lãnh sự quán và quy định của chính phủ. Passlane không cung cấp tư vấn pháp lý hoặc tư vấn về nhập cư. Nếu câu hỏi của bạn liên quan đến tình trạng hồ sơ, tính đủ điều kiện nhập cảnh (admissibility), hệ quả về nhập cư, hoặc điều kiện đủ tiêu chuẩn thị thực, hãy trao đổi với luật sư nhập cư được cấp phép hoặc đại diện được công nhận.
Cách giảm rủi ro bị chậm
Dành thêm 10 phút trước khi nộp. Đọc lại mẫu đơn thêm một lần nữa. Đối chiếu mọi tên, ngày tháng và nơi chốn với giấy tờ của bạn. Kiểm tra lại các quy tắc về ảnh. Xác nhận xem bạn cần nộp qua đường bưu điện, nộp trực tiếp hay theo quy trình hẹn lịch khẩn cấp. Những kiểm tra nhỏ này có thể giúp tránh một thời gian chờ dài hơn rất nhiều sau này.
Cũng nên thực tế về thời gian xử lý. Dịch vụ thông thường cho hộ chiếu thường khoảng 4 đến 6 tuần, trong khi dịch vụ nhanh (expedited) thường khoảng 2 đến 3 tuần kèm thêm một khoản phí xử lý nhanh chính thức của chính phủ. Nếu bạn có chuyến đi gấp trong khoảng 14 ngày, hoặc thuộc trường hợp khẩn cấp dạng sống còn/“cận kề tử vong” đủ điều kiện, có thể có một lựa chọn theo lịch hẹn chính thức. Đây là các ước tính điển hình, không phải cam kết; thời gian xử lý có thể thay đổi.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ hiểu quy trình, Passlane có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn và kết nối bạn với một bên trung gian tư nhân độc lập với không tốn chi phí cho bạn. Bạn vẫn có thể chọn tự nộp trực tiếp với chính phủ mà không mất phí dịch vụ. Các form trên trang web của chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ cơ bản và chi tiết yêu cầu. Chúng tôi không hỏi số An sinh Xã hội (Social Security), số hộ chiếu, hoặc giấy tờ danh tính được quét (scan) trên trang web.
Nếu hộ chiếu của bạn bị chậm, thường là do một sai sót đơn giản như dùng sai mẫu đơn, ảnh không đạt, thiếu giấy tờ, hoặc sử dụng sai quy trình theo ngày đi lại của bạn. Bạn luôn có thể tự nộp trực tiếp với chính phủ mà không mất phí dịch vụ. Passlane là dịch vụ ghép nối miễn phí, không phải cơ quan chính phủ, và có thể kết nối bạn với bên trung gian tư nhân độc lập nếu bạn muốn được hỗ trợ thêm. Các khoản lệ phí chính thức của chính phủ tách riêng với bất kỳ khoản phí dịch vụ tư nhân nào, và không ai có thể đảm bảo việc được chấp thuận hoặc một mốc thời gian chính xác.